Arbeitsorganisation

Let’s talk about death, baby – über den digitalen Nachlass von Freelancer*innen

Wie lasse ich meine Auftraggeber*innen im Notfall nicht im Regen stehen und organisiere eine geordnete Übergabe meiner Projekte?

Es kann leider jede*n treffen, nicht nur in Zeiten einer globalen Pandemie: Ein Unfall oder eine plötzliche schwere Erkrankung kann den beruflichen Alltag jäh unterbrechen, ihm im schlimmsten Fall sogar ein Ende setzen. In größeren Organisationen existieren für diese Fälle zumeist Prozesse, um Verantwortlichkeiten neu zu organisieren. Wie aber können Freelancer*innen sicherstellen, dass Auftraggeber*innen und Partner*innen weiterhin Zugang zu ihren Online-Projekten haben?

In diesem Artikel möchte ich erste Schritte aufzeigen, die ich unternommen habe, um eine geordnete Übergabe und Weiterführung meiner Projekte im Notfall zu organisieren. Ich plane, den Beitrag in Zukunft noch mit weiteren Maßnahmen zu ergänzen.

Nach mir die Sintflut?

In meinem Fall ist es so, dass ich für meine Auftraggeber*innen Hunderte von Online-Zugängen und -Ressourcen verwalte. Eine unvollständige Übersicht:

  • Zugänge zu meinen Website-Projekten, bei denen ich häufig der einzige mit Administrator-Rechten bin
  • Hosting-Zugänge, die zwar vielleicht auf die E-Mail-Adressen der Kund*innen laufen, mir aber im Vertrauen überlassen wurden.
  • Ich biete als Reseller zudem auch selbst Hosting an und verwalte Domains, hier sind die Projekte dann komplett in meiner Hand.
  • diverse Google-Accounts mit Google Analytics etc.
  • Zugänge zu Matomo-Installationen
  • Mailchimp-Accounts
  • bei nahezu jedes Projekt ein eigener Dropbox-Account für automatisierte Backups
  • Social-Media-Accounts in meiner Verantwortung
  • Viele Accounts bei Anbieter*innen kostenpflichtiger Software, die ich in meinen Projekten einsetze und bei denen ich der Lizenznehmer bin. Hier handelt es sich zumeist um Premium-WordPress-Plugins.
  • Dem vorherigen Punkt zugehörig, aber erwähnenswert: in einigen meiner Website-Projekte werden Fonts von Adobe Fonts eingesetzt, die mit meinem kostenpflichtigen Creative-Cloud-Account verbunden sind.
  • ganz neu: eine in meinem GitHub-Account gehostete Website über GitHub Pages

Die allermeisten dieser Zugänge sind mit einigen wenigen E-Mail-Adressen verknüpft und laufen letztlich in einem Gmail-Account zusammen, auf den nur ich Zugriff habe und der mit Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert ist. Nutzernamen und Passwörter verwalte ich mit dem Passwort-Manager LastPass, der ebenfalls eine Zwei-Faktor-Authentifizierung erfordert.

Was würde also im Falle meines Todes passieren? Kurzfristig hätten Auftraggeber*innen zu einem großen Teil keinen beziehungsweise keinen vollen Zugriff auf ihre Websites und damit verbundene Services. Sie müssten sich mühsam über Hoster und Datenbank-Änderungen (vollen) Zugriff auf ihre Websites verschaffen. Derweil würden Websites würden mehr aktualisiert werden, Software-Lizenzen und Hosting-Verträge würden auslaufen – Websites würden offline gehen oder zumindest nur noch eingeschränkt funktionieren. Ganz klar: Der Frust wäre groß und der Wert meiner Arbeit teilweise zunichtegemacht.

Notfallzugriff über LastPass

Der Passwort-Manager von LastPass hat in der Premium-Variante ein spezielles Notfall-Feature: Ich kann dort mehrere Notfallkontakte benennen, die sich im Zweifelsfall Zugriff auf die gespeicherten Informationen verschaffen können. Hierfür können meine Vertrauenspersonen über LastPass den Zugriff beantragen, und wenn ich dieser Anfrage, die mich per Mail erreicht, nicht binnen eines von mir definierten Zeitraums widerspreche, wird der Zugriff erteilt.

Ich habe hier sowohl meine Lebensgefährtin als auch einen weiteren, eng befreundeten Freelancer benannt. Während meine Lebensgefährtin im Notfall wahrscheinlich erst einmal andere Sorgen hat, so könnte meine andere Vertrauensperson in Kontakt mit meinen Auftraggeber*innen treten und die Projekte geordnet übergeben oder fortführen.

Meine Notfallkontakte müssen sich lediglich ein kostenloses Konto bei LastPass einrichten. Mehr Informationen finden sich hier in der Dokumentation von LastPass, derzeit leider nur auf Englisch.

Einzelne Accounts vererben

Anstatt Zugriff über einen Passwortmanager zu geben, sehen einzelne Services auch einen Prozess vor, um Accounts und Inhalte zu vererben:

  • Bei GitHub besteht die Möglichkeit, einen „Successor“ zu benennen, und zwar unter Settings > Account. Mehr dazu in den GitHub Docs. (Danke, Stefan!)
  • Google eröffnet mir über den Kontoaktivität-Manager die Möglichkeit, einer Vertrauensperson Zugriff auf meine Daten zu verschaffen, wenn das Konto für einen gewissen Zeitraum inaktiv war. Mehr dazu hier und hier.

To-Do’s

Mit der Einrichtung des oben beschriebenen Notfall-Features ist es sicherlich noch nicht getan. Diese Punkte will ich in naher Zukunft erledigen:

  • Alle Auftraggeber*innen über die Notfallregelung informieren
  • Projektabschlüsse und -übergaben an Auftraggeber*innen stärker formalisieren, vielleicht mehr Rechte einräumen
  • Projektspezifische Informationen (Lizenzen, Zugänge etc.) fortlaufend dokumentieren und Auftraggeber*innen sowie Vertrauensperson zugänglich machen
  • mein Testament schreiben, in dem mein digitaler Nachlass klar geregelt ist
  • Vollmachten für die Vertrauenspersonen ausstellen

Futher Reading

Was soll ich noch beachten?

Vielen Dank für dein Interesse! Hast du einen Prozess für den Notfall eingerichtet? Kennst du weitere Tools? Nutzt du einen kommerziellen Anbieter für deinen digitalen Nachlass und wie sind deine Erfahrungen damit? Und ganz generell: Wie übergibst du deine Online-Projekte an deine Auftraggeber*innen? Ich freue mich auf deinen Kommentar unter diesem Beitrag!


Das Titelbild oben beruht auf einer Illustration von Pablo Stanley auf Open Doodles. Wie auch das Original steht die Illustration auf dieser Seite in der Public Domain. Eine Rückverlinkung oder Namensnennung bei Weiternutzung ist begrüßenswert, aber nicht erforderlich.

4 Kommentare zu “Let’s talk about death, baby – über den digitalen Nachlass von Freelancer*innen

  1. Stefan Kremer

    GitHub bietet an einen „Erben“ zu benennen.

  2. Das Thema ist trotz allem sehr interessant. Es kann ja auch um eine Auszeit aus mehreren Gründen handeln.

    • Hallo Frank, vielen Dank für dein Interesse! Da stimme ich dir absolut zu – es muss ja nicht gleich der denkbar schlimmste Fall eintreten. Für mich war es zudem ein Anlass, darüber nachzudenken, wie ich generell Projekte nach Abschluss idealerweise an meine Auftraggeber*innen übergebe.

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